Projektrisiken - em-horizons.ch

Projektrisiken

Unsichtbare, nicht hörbare Risiken eines Projektleiters, die während der Projektrealisation eintreffen können, sind unendlich. Mir kommt es so vor, als ob es sich um ein „Schmuddel-Thema“ handeln würde, über das nicht gesprochen wird. Aber warum?

Ich kann aus Erfahrung sagen, dass ein Risikoeintritt vollkommen normal ist und jeden im Projektumfeld schon einmal getroffen hat. Es läuft einfach nicht immer alles nach Plan.

Mir ist es ein Anliegen über die Risiken eines Projektleiters zu sprechen bzw. zu schreiben. Denn jeder Projektleiter hat diese Herausforderung zu anzunehmen..

Genau aus diesem Grund möchte ich dich heute an den fünf meist eintretenden Risiken meiner Kunden teilhaben lassen. In diesem Artikel werde ich auf nachfolgende Risiken eingehen und dir von meinen Lösungsansätzen als Impulse berichten

Unklare Zielformulierung
Kontinuierliche Änderungswünsche deines Auftraggebers / Kunden
Statusmeldung „Fast fertig“
Fehlende Kommunikation
Tagesgeschäft

Unklare Zielformulierung

Keine Sorge ich komme dir jetzt nicht mit den SMART-Regeln. Zu jedem Zeitpunkt in deinem Projekt solltest du und dein Team vielmehr die Frage „Was soll durch wen, wann, mit welchen Ressourcen, unter Berücksichtigung welcher Risiken erreicht werden?“ beantworten können.

Lass mich hier ein kurzes Beispiel nennen, wie eine gelungene Zielformulierung aussehen könnte:

Vom 01.02.2023 bis zum 30.08.2023 soll mit einem Budget von 75.000 € (ohne internen Personaleinsatz) unter Leitung von Herr Projekt-Spezialist mit Unterstützung von Frau IT-Experte, Frau Kundenservice und Herrn Marketer ein neuer verkaufsfördernder Online-Shop für den internen Kunden Frau Vertriebsleiterin (Auftraggeberin) konzeptioniert, umgesetzt, getestet und in Betrieb genommen werden. Dabei gilt es die Risiken der Datenbankanbindung, des Tagesgeschäfts und der Arbeit in verteilten Teams zu eliminieren oder zu minimieren.

Kontinuierliche Änderungswünsche deines Auftraggebers / Kunden

Ja, es gibt oft Dinge, die lassen sich im Vorfeld nicht erkennen, sodass Änderungen von Bedeutung sind, um das Projektziel zu erreichen. Dies zählt zu den alltäglichen Risiken eines Projektleiters. Bei anderen Anpassungen handelt es sich jedoch vielmehr um Wünsche, nicht Notwendigkeiten. Ich denke, hiervon kann jeder Projektleiter ein Lied singen.

Wichtig ist, dass aufkommende Änderungswünsche diesbezüglich validiert werden. Brauchst du diese Anpassung wirklich oder kann sie in einem nachgelagerten Projekt oder Tagesgeschäft realisiert werden?

Bevor du die Änderung in deine Pipeline der zu realisierenden Aufgaben gibst, stell dir bitte zudem immer die Frage welche Bedeutung die Änderung auf dein Team, deine Kosten, dein Timing und deine Qualität haben wird. Lass deinen Auftraggeber auf jeden Fall an deinen Erkenntnissee teilhaben. Interessanterweise wird er nämlich dann von dem ein oder anderen Änderungswunsch absehen

Statusmeldung „Fast fertig“

Vom Pareto-Optimum oder der 80/20-Regel hast du bestimmt schon einmal gehört. Sie besagt, dass du in 20 % deiner Zeit 80 % des Ergebnisses erzielen wirst. Für die letzten 20 % wirst du jedoch 80 % deiner Zeit benötigen. Dieser Zustand lässt den ein oder anderen Projektleiter regelmäßig verzweifeln. Warum? Auf Nachfrage wie weit ein Task bereits erledigt sei, hört man häufig „Fast fertig!“. Wie oft ich diesen Satz von meinem Projekt-Team gehört habe … ich habe irgendwann aufgehört zu zählen.

Doch die Zeit zieht sich hin, bis ich das finale Ergebnis erhielt und die Aufgabe als erledigt markieren konnte. Das ist vom Teammitglied nicht böse gemeint. Er oder sie wollen dich sicherlich nicht an der Nase herumführen. Es ist einfach das Pareto-Optimum, das wieder einmal zugeschlagen hat. Selbstverständlich wirst du Puffer eingebaut haben. Aber trotzdem kannst du bei einer Häufung von Verzögerungen schnell ins Schlingern geraten.

Hier möchte ich dir von der Timeboxing-Methode als eine Lösungsmöglichkeit erzählen. Hierfür werden Zeitblöcke mit festgelegtem Ergebnis festgelegt. Je nach Aufgabe kann ein solcher Block wenige Minuten, Stunden oder auch Tage umfassen. Wobei ich von letzterem für diese konkrete Herausforderung abraten würde. Nach Ablauf der Zeit überprüfe, ob dein Ergebnis den Mindestanforderungen genügt.

Sobald du oder ein Teammitglied an den Punkt kommt die aktuelle Aufgabe als „Fast fertig!“ zu titulieren, nutzt du in Zukunft das Timeboxing. Du legst fest, was von den übrigen Teil-Aufgaben den höchsten Nutzen hat. Dieser Punkt wird realisiert. Nachdem die Zeit abgelaufen oder die Aufgabe erledigt ist, frage dich, ob du die Gesamtaufgabe jetzt als erledigt betrachten kannst? Falls nicht, frage dich, ob die nächste Teil-Aufgabe zwingend erforderlich ist. Nickst du, dann startest du die nächste Timebox. Durch diese Methode kannst du deine Produktivität sowie die deines Teams einfach steigern. Zeitgleich minimierst du “Specials“ die es für die Zielerreichung nicht zwingend braucht.

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em-horizons.ch stellt sich vor...

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Warum ist Projektmanagement heute und morgen ein absolutes Muss?

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Zeit- und Kostenkontrolle: Projektmanagement ermöglicht es dir, Zeitpläne und Budgets genau zu planen und einzuhalten, was zu geringeren Kosten und weniger Verzögerungen führt.
Risikomanagement: Du kannst potenzielle Risiken frühzeitig erkennen, bewerten und mit entsprechenden Maßnahmen angehen, um unerwünschte Auswirkungen auf dein Projekt zu minimieren.
Bessere Zusammenarbeit: Projektmanagement fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, was zu einer produktiveren und harmonischeren Arbeitsumgebung führt.
Kundenzufriedenheit: Durch eine effektive Projektplanung und -durchführung kannst du die Erwartungen deiner Kunden besser erfüllen und ihre Zufriedenheit steigern.
Innovationsförderung: Projektmanagement ermöglicht es dir, neue Ideen und Innovationen zu fördern, indem du strukturierte Prozesse für die Umsetzung neuer Initiativen implementierst.
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Berufliche Anerkennung: Durch erfolgreiche Projekte und effektives Projektmanagement kannst du deine Reputation im Unternehmen stärken und deine Karrierechancen verbessern.
Zukunftssicherheit: Projektmanagement ist eine essentielle Fähigkeit, die in vielen Branchen und Berufsfeldern gefragt ist und dir helfen wird, auch in Zukunft erfolgreich zu sein und dich weiterzuentwickeln.