Dein digitales Archiv kannst du auf verschiedenen Wegen befüllen:

• Indem du die Dokumente mit Hilfe einer dafür vorgesehenen Smartphone-App „fotografierst".
• Durch Scannen der Unterlagen an einem Scanner (oder auch Multifunktionsgerät)
• Viele Unterlagen sind bereits in digitaler Form vorhanden (z. B. E-Mails, Bilder, Websites) und können direkt ins digitale Archiv übernommen werden.
• Du legst eine Notiz direkt in Evernote an.

Diese Lektion widmet sich dem Digitalisieren von Dokumenten mittels Scanner (als Gerät oder App), also den ersten beiden Punkten.

Die Vor- und Nachteile einer Scan-App

+ Ortsunabhängig auf dem Smartphone (oder Tablet) verfügbar
+ Aufnahme von Flipcharts, Whiteboards (und anderen "großen" Bildern) möglich
+ Geringe Investition (App-Kauf)
+ Neue Funktionen durch (einfaches) Software-Update möglich
- Umgebung kann Scan-Qualität stark beeinflussen (z. B. Verwackeln, Schatten im Bild)

Die Vor- und Nachteile eines Scan-Geräts

+ Automatisiertes Scannen bei Mehrblatt-Einzug und Duplex-Einheit
+ Ermüdungsfreieres Scannen
- Höhere Investitionskosten (im Vergleich zur Scan-App)
- Hardware-Verschleiß (z. B. Vorlageneinzug)
- (Herstellerabhängig) erhöhter Aufwand für Ersteinrichtung (Verbindung zu Evernote)
- (Evtl.) Einschränkungen beim Upload der Scans (Scanner muss Upload-Möglichkeit bieten)

Weil App und Gerät unterschiedliche Vorzüge haben, wähle ich abhängig von der Nutzung:
* Die Scan-App nutze ich für einzelne Aufnahmen zwischendurch (z. B. der Kassenbeleg unterwegs) oder wenn ein Scan nicht anders möglich ist (z. B. Flipchart)
* Das Scan-Gerät verwende ich für "Massen"-Scans von einzelnen Blättern (unter Nutzung des Mehrblatt-Einzugs und der Duplex-Einheit)

Ausblick: Wie du dein digitales Archiv für bereits elektronisch vorliegende Unterlagen nutzt, darauf gehe ich in der Bonus-Lektion am Ende des Kurses ein. Dort betrachten wir die Digitalisierung von E-Mails (und ihren Anhängen) und auch die Archivierung von Informationen direkt aus dem Web (z. B. Browser).

Wir werden als erstes dein Smartphone für die Digitalisierung nutzen (App "SwiftScan Pro", vormals "Scanbot Pro")  und danach einen Scanner einrichten (Multifunktionsgerät "Epson / WorkForce WF-7720"). Beide Systeme binden wir an unser Evernote-Archiv an, um  den Scannablauf  zu automatisieren.

HINWEIS: Die nächsten beiden Kapitel dieser Lektion sind sehr umfangreich. Denn: Wir kümmern uns um die (Erst-) Konfiguration unserer Geräte, die wir einmal (gewissenhaft) erledigen müssen. Bitte nehme dir Ruhe und Zeit (ca. 1 Stunde) Zeit dafür.

   Arbeitsmaterial

Zum Download erhältst du eine Übersicht der Systeme (Software auf dem Smartphone und Scanner in einem Multifunktionsgerät) die wir in diesem Kurs nutzen.